การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP)
การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP) หมายถึง ระบบงานที่ควบคุมการบริหารทรัพยาการภายในบริษัท ของการผสมผสานมีการเชื่อมโยงกระบวนการของธุรกิจอย่างเป็นระบบ ระบบจัดซื้อ การวางแผนการผลิต ระบบต้นทุน ระบบบัญชี การจัดการสินค้าคงคลัง การกระจายสินค้า การจัดการสินทรัพย์ การบริหารบุคคล มีการใช้ระบบซอฟต์แวร์ครอบคลุมการทำงานขององค์กร ถือเป็นปัญหาที่สำคัญ ไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลการทำงานซึ่งกันและกัน หรือการประสานงานและติดต่อสื่อสารกันผิดพลาด ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวมลดน้องลงไป ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรไม่ได้เป็นการเชื่อมโยงกระบวนการธุรกิจในเรื่องการกระจายข้อมูลในองค์กร ระบบการวางแผนทรัพยากรรวมซอฟต์แวร์ระบบเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียว ทำให้แผนกทั้งหลายสามารถแบ่งปันข้อมูลสารสนเทศซึ่งกันและกันได้ทุกฝ่ายทุกแผนกจากฐานข้อมูลเดียวกัน ข้อมูลเหล่านั้นจะเผยแพร่ไปทั่วทุกแผนก หน่วยงานรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
ส่วนประกอบของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Components of ERP System)
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นการเชื่อมโยงแผนกและกระบวนการทำงานต่าง ๆโดยสามารถแบ่งประเภทระบบการวางแผนจัดการทรัพยากรเป็นสามกลุ่มที่สำคัญดังต่อไปนี้
การเงิน
การผลิตและระบบโลจิสติกส์
การขายและการจำหน่าย
การบริหารทรัพยากรบุคคล
การเงิน (Financials)
การเงินเป็นการทำบัญชี เกี่ยวข้องกับการบันทึก การสรุป การจำแนกประเภท การรายงานวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินของธุรกิจ อย่างไรก็ตามระบบการทำบัญชีแบบดั้งเดิมไม่สามารถสนับสนุนการดำเนินธุรกิจได้อย่างสมบูรณ์เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กรที่เปลี่ยนรูปแบบไป คู่ค้าทางธุรกิจ ผู้ผลิตและผู้จำหน่ายต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปเช่นกัน การทำบัญชีในรูปแบบใหม่ ต้องเชื่อมโยงกระบวนการดำเนินธุรกิจต่าง ๆ เพื่อให้กระบวนการต่าง ๆ มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การขนส่ง เข้าถึงข้อมูลทางบัญชีพื้นฐานของการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP-Based Accounting system) ไม่ได้เชื่อมโยงภายในบริษัทเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงไปด้านต่าง ๆ รวมไปถึงสถาบันการเงินต่าง ๆ ด้วยเช่นกัน
หน้าที่ด้านบัญชีในระบบการวางแผนทรัพยากร แก้ปัญหาเฉพาะด้านต่าง ๆ เช่น บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ บัญชีแยกประเภททั่วไป การวางบิล การแจ้งหนี้
บัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ระบบที่เกี่ยวกับการควบคุมเจ้าหนี้
บัญชีลูกหนี้ (Account Receivable) ระบบจัดการด้านลูกหนี้ของกิจการ
การวางบิล (Billing) และการแจ้งหนี้ (Invoicing) การจัดทำเอกสารทางการค้าที่ออกโดยผู้ขายหรือผู้ซื้อ
บัญชีแยกประเภททั่วไป (General ledger) ข้อมูลด้านบัญชีอื่น ๆ
การผลิตและระบบโลจิสติกส์ (ManuFacturing and Logistics)
เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการไหลเวียนวัตถุดิบ สินค้ากึ่งสำเร็จและสินค้าสำเร็จ รวมถึงระบบโลจิสติกส์ ถือเป็นกระบวนการขับเคลื่อนกิจกรรมในห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain)
ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบไปจนถึงการผลิตและจากการผลิตไปจนถึงการขาย และกิจกรรมอื่น ไม่ว่าจะเป็นการซื้อวัตถุดิบ การขนส่งสินค้า การบริหารคลังสินค้า การจัดการการวางแผนและการขายล้วนเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการขนส่งสินค้า โดยจุดมุ่งหมายอย่างหนึ่งของการจัดการขนส่งสินค้านั้นเพื่อลดต้นทุนในปัจจัยการดำเนินธุรกิจต่าง ๆ บริษัทได้รับประโยชน์ที่สำคัญจากการใช้ระบบขนส่งสินค้าที่อยู่บนพื้นฐานจากการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP-Logistics Modules) ซึ่งทำให้ต้นทุนลดลงและเพิ่มกำไรให้แก่บริษัทในที่สุด การใช้ระบบขนส่งสินค้าที่มีประสิทธิภาพจะสามารถลดเวลาในการกักเก็บสินค้า กำหนดการส่งสินค้าที่รวดเร็วขึ้นและความผิดพลาดจากการผลิตสินค้าลดน้อยลง
การวางแผนการผลิต (Production Planning)
แนวโน้มนี้ได้มุ่งไปสู่แนวคิดการยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง (Customer-Oriented Approach) เหมือนกับการขายและการจัดจำหน่าย ดังนั้นการวางแผนการผลิตจะต้องมีความยืดหยุ่นและตัวบริษัทเองต้องมีความพร้อมที่จะปรับตัวและเปลี่ยนแปลงเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า ส่งผลให้การพัฒนาสินค้าใหม่ ๆ เป็นสิ่งสำคัญหลักของบริษัท อย่างไรก็ตามบริษัทจะสามารถรักษาระดับความได้เปรียบทางธุรกิจได้ก็ต่อเมื่อพวกเขาสามารถผลิตสินค้าที่มีคุณภาพสูงเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างต่อเนื่องด้วยต้นทุนการผลิตสินค้าที่ต่ำ โดยต้องใช้ระบบการวางแผนการผลิตที่เหมาะสม
กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า (Procurement)
ในแง่ของการวางแผนทรัพยากรองค์กรแนวคิดเรื่องกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้านั้นครอบคลุมรวมถึงการซื้อสินค้า การควบคุมสินค้าคงคลัง การควบคุมสินค้า การคัดเลือกผู้สรรหาวัตถุดิบหรือสินค้า และการควบคุม ประเมินผลงานผู้สรรหาวัตถุดิบหรือสินค้า ระบบสรรหาสินค้าของบริษัทช่วยให้การไหลเวียนสินค้าได้รับอรรถประโยชน์สูงสุด
การขายและการจัดจำหน่าย(Sale and Distribution)
รูปแบบการทำงานของฝ่ายขายได้ส่งผลให้มีความจำเป็นต้องใช้ระบบขาย การจัดจำหน่าย ต้องมีการเปลี่ยนแปลง มุ่งเน้นความสำคัญที่ลูกค้าเป็นหลักในเชิงแข่งขัน ระบบการขายและการจัดจำหน่ายก็มีความสำคัญมากขึ้น สรุปแล้วหน้าที่การทำงานในระบบการขายและการจัดจำหน่าย ช่วยส่งเสริมงานขายต้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการออกใบเสนอราคา การสั่งซื้อสินค้า การตรวจสอบเครดิต การขนส่งสินค้า การเรียกเก็บเงินและการทำสัญญาการขาย เห็นได้ว่าระบบมีส่วนสนับสนุนแนวทางการยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง
ทรัพยากรบุคคล (Human Resource)
ระบบจัดการงานบุคคล (Human Resource System) เพื่อใช้ทรัพยากรบุคคลในบริษัทให้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพสูงสุด หน้าที่การทำงานแยกจากหน่วยงานหลักอื่น ๆ เมื่อการจัดซื้อจัดจ้างและรักษาพนักงานที่มีคุณภาพสูง ทวีความสำคัญมากขึ้น ส่งผลให้ระบบจัดการงานบุคคลกลายเป็นส่วนสำคัญสำหรับหลายบริษัท หน้าที่การทำงานของระบบจัดการงานบุคคล (Human Resource System Functional) ประกอบไปด้วยการว่าจ้าง (Recruitment) การบริหารงานทั่วไป (Administration) การฝึกอบรมและการพัฒนา (Training and Development) และการจ่ายค่าตอบแทน (Compensation) ระบบจะถูกใช้เป็นเพียงการทำรายงานเงินเดือน บันทึกข้อมูลงานบุคคลเท่านั้น
ระบบจัดการงานบุคคลจำเป็นในการว่าจ้างพนักงานใหม่ โดยใบสมัครงานที่ได้รับจะถูกส่งไปเก็บไว้ในแฟ้มผู้สมัครงาน คัดเลือกผู้สมัครงานที่เหมาะสมที่สุดจากใบสมัครงานที่รวบรวมในแฟ้ม หน้าที่การทำงานอย่างหนึ่งของระบบจัดการงานบุคคล การใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ต สามารถเข้าไปดูข้อมูลของตนในเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เช่น ตรวจสอบข้อมูลเงินเดือน ตรวจสอบชั่วโมงการทำงาน ปรับปรุงข้อมูลส่วนบุคคล ระบบจัดการงานบุคคลมีจุดมุ่งหมายเพื่อเปลี่ยนจากการเป็นศูนย์กลางต้นทุน (Cost Center) มาเป็นคู่ค้าเชิงกลยุทธ์ (Strategic Partner) และช่วยขยายขีดความสามารถในการดึงดูด การพัฒนาทรัพยากรบุคคล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น